El acta de una asamblea de una asociación es un documento que permite dejar constancia de lo tratado durante la reunión, sea de carácter ordinario o extraordinario, según la legislación vigente.
Este documento sólo es válido para aquellas asociaciones que ya se encuentren en funcionamiento; las asociaciones en proceso de constitución deberán utilizar un acta fundacional en su lugar.
El libro de actas
Todas las asociaciones están obligadas, por ley, a llevar un libro de actas en el que consten las de todas las reuniones celebradas.
Este servirá, a nivel legal, tanto a terceros como a los propios asociados e incluirá un acta por asamblea, en el que se especifiquen los temas tratados y los acuerdos cerrados.
No existe un formato predeterminado de libro de actas ni obligación de legalizarlo en ningún registro; opcionalmente puede legalizarse en el Registro Mercantil o a través de un notario.
Qué acuerdos refleja un acta de asociación
Los acuerdos más habituales incluidos en un acta, que suelen ser adoptados en una asamblea general, son los siguientes:
- La lectura y aprobación del acta de la última asamblea.
- La revisión del Informe sobre la memoria de actividades y la aprobación de la gestión del ejercicio anterior por parte de la Junta Directiva (o el órgano en representación).
- La revisión y aprobación de las cuentas del ejercicio anterior.
- La reelección, nombramiento o cese de cargos de la Junta Directiva para el ejercicio en curso.
- La modificación de los estatutos de la asociación.
- La modificación o aprobación del reglamento de régimen interno de la asociación.
- La determinación de la cuota social que deben pagar los asociados.
- La venta o el gravamen de bienes de la asociación.
- Si existe expulsión de socios o socias por incumplir el reglamento de régimen interno.
- Si la asociación decide solicitar la declaración de utilidad pública.
- La disolución de la asociación.
- Otros conceptos de interés para la asociación, ya que se trata de un documento modificable.
Características
La redacción del acta de asociación va indisolublemente ligada al reglamento de régimen interno y a los estatutos de la asociación, en los que también se detalla el funcionamiento de la Asamblea General y sus actas de reunión.
Su obligatoriedad viene establecida en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación (artículo 14).
El secretario de la asociación es el encargado de redactar el acta, firmarla previa aprobación del presidente de la asociación y, también, ponerla a disposición de los socios, una vez volcada en el libro de actas.
Tipos de actas
Podemos distinguir dos tipos de actas en función del objeto de la asamblea, ya sea ordinaria, que como norma se realiza una vez al año para hacer balance de la actividad, o extraordinaria, en la que se aborda un tema de especial relevancia para la entidad.
En definitiva, el contenido de la misma no varía ya que en ella se recogen los acuerdos y puntos tratados con independencia del tipo de asamblea que se haya convocado.
Acta de asociación de una Asamblea General Ordinaria
La Asamblea General ordinaria suele realizarse una vez al año y en ella se tratan cuestiones corrientes y recurrentes que deben revisarse, al menos, una vez al año.
Algunos de estas cuestiones son la revisión y aprobación de cuentas del ejercicio anterior, los presupuestos para el ejercicio en curso, la memoria de actividades o la fijación de la cuota a aportar por los socios.
Por lo tanto, estos son los elementos que formarán parte del acta de asociación en este caso.
Acta de asociación de una Asamblea General Extraordinaria
Por el contrario, la Asamblea General extraordinaria es convocada por el órgano de gobierno cuando es necesario tratar un tema o llegar a algún acuerdo sobre una cuestión que ha surgido entre la celebración de la Asamblea General de un ejercicio y la del siguiente.
Algunas de esas cuestiones pueden ser; el nombramiento de nuevos cargos en el órgano de representación, la expulsión de socios, o incluso, la disolución de la asociación.
Todo ello deberá reflejarse en el acta.
Qué datos incluye un acta de asociación.
- El acta incluirá siempre el nombre de la asociación y la fecha, lugar y hora de la asamblea.
- Deberá, también, indicar si se trata de la primera o la segunda convocatoria a la asamblea, así como el puesto que desempeñan las personas presentes en la mesa, dentro del órgano de gobierno de la asociación.
- Debe recoger el número o listado de socios presentes a la asamblea.
- Habitualmente se recoge el orden del día o temas a tratar durante la asamblea y, si así lo exigen los estatutos de la asociación, un resumen de lo deliberado.
- Finalmente, debe incluir los acuerdos que se han adoptado y el resultado final de las votaciones.
Spanish
Buenas tardes. Somos una asociación Cultural inscrita en el RNA y en el censo municipal de Madrid y quería información sobre sus tarifas como gestoria. Hasta ahora solo hemos tenido ingresos de las cuotas de los socios (15), pero ya podemos pedir subvenciones y nuestra situación puede complicarse. Muchas gracias
Muchas gracias por contactar con nosotros, Lourde,
En relación con su consulta, rogamos nos facilite un teléfono de contacto al correo info@badosdupla.com para tener una conversación breve y poder ver cuáles son sus necesidades.
Si lo prefiere, también puede llamarnos al teléfono 613007854 cuando mejor le venga.
Un saludo,
Fernando Rodríguez.
Gracias.
La pasada semana tuvimos una Reunión extraordinaria en una asociación de baile a la que pertenezco, para la reforma del local, se hicieron varias propuestas y gano la propuesta del presidente no porque fuera mejor sino por que lo explico mucho mejor todo y nos hizo ver como quedaría la reforma. Bueno pues ahora la junta directiva amenaza con dimitir en grupo si no se da marcha atrás a esa propuesta pues se acordó otra cosa distinta en la reunión previa que tuvieron la junta directiva, cual seria la solución legal al tema
Hola Rafael,
La Asamblea es soberana y quien realmente tiene el control de la Asociación.
La Junta Directiva está subordinada a ella y no puede contravenir sus instrucciones. Si quieren dimitir, la Asamblea tendrá que nombrar otra Junta.
Un saludo.
Soy el secretario de una asociación y en la asamblea general un miembro votó en contra de una propuesta y emitió por escrito un voto particular en contra, lo que se ha hecho constar en el acta pero solicita que el texto se incluya íntegro en el acta ¿Tenemos obligación de hacerlo?
Hola Antonio,
Si es una cuestión esencial, háganlo constar. Si es una mera declaración de principios del socio disidente, limítese a indicar que el socio Fulano vota en contra de la propuesta.
Un saludo.
Hola, en la 1 junta ordinaria celebrada del año, después del cierre del ejercicio, en la convocatoria se convoco con los siguientes puntos, aprobación del acta anterior (cierre del ejercicio) y el segundo punto presupuesto económico del nuevo ejercicio, que se habló del presupuesto estimado del año que erramos, y después se habló de la subida de cuotas, en la que se aprobó, mi pregunta es, es correcto tratar este tema dentro del punto de presupuestos o tenia que haberse convocado como otro punto a tratar, pues hubo gente que no pudo venir a dicha reunión y no le parece correcto que no se dijera que en esa reunión se fuera hablar de las cuotas. Gracias
Buenos días.
Muchas gracias por participar en nuestro foro. En principio, no cabe tomar acuerdos acerca de cuestiones que no figuren en el orden del día. También es cierto que el presupuesto conlleva de modo inevitable la aprobación de las cuotas de socios, ya sea manteniéndolas o variándolas.
Si las nuevas cuotas son disparatadas, siempre podéis solicitar la celebración de una asamblea extraordinaria en la que se trate ese punto. Si quieres asesoramiento más concreto, puedes escribirnos sin compromiso a info@badosdupla.com y te informamos del procedimiento a seguir para solicitar la celebración de la asamblea.
Un saludo.
Buenos días:
Somos una asociación sin ánimo de lucro. Hace 7 años se extravió el libro de actas que teníamos registrado, y la secretaria en funciones, por desconocimiento, compró otro libro de actas, pero no lo registró. Tenemos redactadas unas 6 Juntas Ordinarias,, qué debemos hacer al respecto? Registramos un nuevo libro y hacemos constar el problema que tuvimos? Es necesario registrar los libros de actas?
Hola Maite,
Gracias por tomar parte en nuestro foro. El libro de actas no requiere legalización de ningún tipo, y no existe un formato “oficial”.
Pueden transcribir todas las actas a su nuevo libro sin ningún reparo.
Si desean una consulta más específica, puede escribirnos a info@badosdupla.com.
Un saludo.
Hola, ¿puede aparecer en algún acta el nombre y apellidos junto con número de socio indicando la intervención de alguno de ellos en la Asamblea o el nombre de algún homenageado?
Gracias.
Buenas tardes. Muchas gracias por intervenir en nuestro foro.
En general, no somos partidarios de incluir las deliberaciones en las actas; tan sólo los acuerdos. Las opiniones particulares en el curso de las deliberaciones pueden aparecer en el acta, pero a petición del interesado. En todo caso, es deseable que aparezcan los mínimos datos personales.
En el caso de algún homenaje: normalmente, antes de que se apruebe con carácter oficial, debe estar consensuado con el interesado, quien debe “autorizarlo”.
Si quiere asesoramiento más concreto, puede escribirnos a info@badosdupla.com.
Un saludo.
Buenas tardes. Soy miembro de la Junta Directiva de una Asociación sin ánimo de lucro. Celebramos reunión de la Junta una vez al mes aproximadamente y Asamblea General Ordinaria 1 vez al año. Mi pregunta es : Es necesario guardar las actas de las reuniones de la Junta Directiva en un libro de actas?. Las de las Asambleas por supuesto que si. Y otra pregunta : Se pueden conservar en formato digital o es necesario archivarlas en papel?. Muchas gracias
Buenas tardes.
Sí, es conveniente conservarlas. La ley no establece ningún formato específico ni ningún sistema de legalización de los libros. Podrían conservarlas en formato digital si fueran capaces de garantizar su verosimilitud.
Una opción sería firmándolas de forma digital, lo que deja huella de la fecha y garantiza la integridad del fichero.
Si necesitan algo más, puede escribirnos a info@badosdupla.com
Buenos días, en primer les agradezco la atención. Soy miembro de una asociación religiosa (hermano), en la práctica cuando se realizan asambleas se sigue el protocolo establecido, pero actualmente con la Ley de Protección de Datos, a mi entender,+ cometemos algún error, como sería que en la lectura del acta de la asamblea anterior, se den públicamente los nombres y apellidos de los “hermanos” que hacen propuestas o interpelan algún comentario, dándose casos de personas externas de oyentes, sin voz ni voto.
Buenas tardes.
Tenga en cuenta que las actas de las asambleas están pensadas para reflejar los acuerdos relevantes para la vida de la entidad. Por ello, lo ideal es que en las actas consten tan sólo los acuerdos, no las deliberaciones.
Si alguien desea que conste su opinión sobre cualquier asunto, debería pedirlo explícitamente, y por tanto autorizar a que su nombre aparezca reflejado. Esto sólo tendría que ocurrir para asuntos de mucha importancia. Las deliberaciones, en general, no aportan gran cosa a las actas.
Un saludo.
Hola, buenos días. En la AMPA del colegio des mis hijos hubo una reunión extraordinaria y ayñyer al recibir toda la comunidad el acta mi sorpresa fue que veo mi nombre y apellidos en una de las intervenciones que hice. Muchas personas hicimos intervenciones pero solo se refleja mi nombre con apellido. A mí nadie me ha preguntado nada. Es la primera vez que ponen un nombre y apellido de un socio en un acta. Esto es legal? Muchas gracias
Buenos días.
Salvo que sea absolutamente esencial por razón de lo que se trató o Vd misma lo haya solicitado, no debería constar su nombre en el acta.
Un saludo.
Buenas tardes. Quiero saber si existe algún formato para dar de alta y baja a los socios y si debemos registrarlos en el registro de Asociaciones.
Gracias
Muchas gracias por su consulta.
No, no existen formatos obligatorios: piense en cualquier formulario de inscripción de los que rellena habitualmente. No olvide incluir alguna cláusula de protección de datos, por la cual el firmante le autoriza a mantenerlos, exclusivamente con la finalidad de gestionar su pertenencia a la asociación. Por otro lado, no debe registrarlos en ningún sitio; lo adecuado es que tenga la lista de socios permanentemente actualizada, aunque sin necesidad de mostrársela a nadie.
Suerte con su proyecto.
Buenos días, una pregunta las actas de una asamblea se deben hacer llegar a los asociados en un plazo determinado, o hay que esperar a que se aprueben, cosa rara si no las hemos visto no? La junta dice que hasta que no se aprueben no se pueden dar.
Buenas tardes.
Lo habitual es proceder a la lectura y aprobación del acta al término de la reunión, o al comienzo de la siguiente. Lo razonable es que el secretario emita un borrador del acta, para que los socios tengan tiempo de leerla y proponer modificaciones.
Un saludo.
hola, mi organizacion tiene el libro de actas hasta el 2022, durante el 2023 no se pudo llenar por no contar con el libro, ahora en el 2024 lo pudimos recuperar, y la duda esta en que se puede llenar el acta de esta gestion obviando la gestion 2023.
Gracias por la pregunta.
Lo ideal sería transcribir las actas que faltan. Si dejan algunas sin incluir, el libro pierde su función.
Un saludo.
Es obligatorio que en la relación de los puntos a tratar en una asamblea general de una asociación sin ánimo de lucro figure el punto de ruegos y preguntas?
No, no es imprescindible.
Un saludo.
Hola buenas.
Si no se desease aprobar un acta anterior (en este caso por inexactitudes que no crean un gran problema), ¿como se procedería una vez no se aprobase?
Muchas gracias
Para que los acuerdos desplieguen sus efectos, deben estar documentados en el acta. Si no se aprueba, entiendo que se debería modificar, de forma que, a juicio de los asistentes, refleje los acuerdos que se tomaron.
Un saludo.
Hola buenos días.
MI pregunta es:
¿Una Asociación que se encuentra inscrita en el RNA debe comunicar a este registro las siguientes cuestiones?
– Actas de las Asambleas
– Cambios de Junta Directiva
– Cambio en los Estatutos
Gracias.
Un saludo
Buenos días. Los cambios en la Junta Directiva y en los Estatutos, sí. Las actas de las Asambleas, no.
Un saludo.
Si en una Asamblea de una Asociación se acuerda una votación y ésta se celebra un mes después, ¿ Se puede presentar un anexo al Acta con el resultado de la votación ? .
Muchas Gracias
Sí, cualquier medio que deje constancia de lo que se acordó es adecuado.
¿ Pero se puede presentar legalmente ante los Socios como anexo al Acta anterior ?
Muchas Gracias
Sí, si se pueden presentar.
Buenos Días ,
¿ Los asuntos en ruegos y preguntas, aunque no estén en el orden del día , se reflejan en el Acta y tienen el mismo tratamiento ?
Muchas Gracias
Buenos días,
En el acta pueden figurar las deliberaciones y los acuerdos, o sólo los acuerdos, figuren o no en el orden del día las cuestiones tratadas. En todo caso, quien haga una intervención puede solicitar que conste en el
acta de la reunión.
Un saludo,
Buenas tardes,
Por favor ¿ Cuánto tiempo hay para impugnar un Acta de una Asamblea ?
Muchas Gracias
El plazo es de 40 días, y es un plazo de caducidad. La ley no prevé la impugnación de los acuerdos contrarios a la Ley o al orden público, en este caso se aplica de forma supletoria la Ley de Sociedades de Capital.
Un saludo.
Buenas tardes,
Es posible que se celebre una asamblea y no se haya enviado ni se vaya a leer el borrador de la anterior, por lo que los socios desconocen lo q se acordó en la asmblea previa? No vulnera el art 22 del derecho a la información de los socios?
Gracias
Buenos días,
Las actas de las asambleas deben estar a disposición de los socios.
Un saludo.
Buenas tardes.
Mi pregunta es la siguiente.
He sido presidenta de una asociación durante 15 años, desde 2006 hasta 2021,
Dicha asociación, está financiada por organismos públicos como: Junta de Andalucía, Once….. prestamos servicio de residencia , unidad de día, atención temprana, infanto-juvenil, residencia de menores tutelados por la junta de Andalucía y siempre a tenido un director-
gerente, .
Desde 2021 la nueva junta directiva a optado por prescindir de esta figura, cuando el director se fue hace unos meses por qué no contaban con el para nada.
Es obligatorio tenerlo,?
Se tendría que votar en asamblea si se continúa con la figura del director-gerente?
Saludos.
No es obligatorio que haya Director Gerente, salvo que sus financiadores les obliguen a ello.
En principio, y a salvo de lo que digan los estatutos, parece que la Junta Directiva debería ser competente para tomar la decisión. Al margen de eso, la Asamblea de socios podría aprobar la existencia o no existencia de esa figura, con carácter vinculante para la Junta.
Un saludo.
Muy buenas!!!
Formo parte de una asociación cultural sin animo de lucro y en dicha asociacion en los estatutos indica que se necesita un quorum de socios para las asambleas de 2/3 de socios en primera convocatoria o de 1/3 en segunda convocatoria.
Normalmente no se llega en asambleas a 1/3 de los socios pues no vienen muchos de ellos. Al no llegar al quorum minimo de 1/3 como marca los estatutos la asamblea que se realiza no sería constituida legalmente y no serviria dicha asamblea ni podria funcionar la asociación al no poder realizar acuerdos ni votar por actividades a realizar ni nada.
¿Hay alguna forma de solucionar esto y que las asambleas puedan realizarse con los socios que acuden a ellas y que la asociación pueda seguir funcionando?
Muchas gracias por su atención
Hola Diego,
Deberíais hacer una modificación estatutaria para recoger que en segunda convocatoria basta con cualquier número de asistentes. Si necesitas ayuda más específica, puedes escribirnos a info@badosdupla.com.
Un saludo.
Buenas tardes,
En una Asamblea Ordinaria de un Club Deportivo se votó un tema que no estaba en el orden del día, en el punto de ruegos y preguntas.
Algunos socios que delegaron el voto se han quejado porque no sabían que ese asunto que no estaba en el orden del dia se iba a votar.
Es legal la votación?debe constar en Acta?
Buenas tardes.
En primer lugar, hay que ver si es posible la delegación de voto (por ejemplo, en normativa de la Comunidad de Madrid se excluye expresamente esa posibilidad). En segundo lugar, no cabe aprobar puntos que no se encuentren en el orden del día. Si quieres que estudiemos tu caso concreto, puedes contactar con nosotros en info@badosdupla.com
Un saludo.
Buenas tardes una consulta somos una asociación de propietarios de un mercado, quisiera saber si hay algún problema legal en legalizar las actas de las cuales son un total de 16 actas de asamblea general extraordinaria, al ultimo de finalizar tu periodo de funciones de dos años o tendría necesariamente que ser después de cada reunión, y si fuera el caso de ser al final , que problemas afrontarías o que requisitos se debe cumplir para no incurrir en errores legales.
MUCHAS GRACIAS , UN SALUDO
Buenos días. No sé si me escribe desde España. Aquí no hay ningún sistema establecido para la legalización de los libros de actas, y por tanto no es obligatorio. Si Vds quieren legalizar un libro con todas las actas de un bienio, pueden quizá imprimirlo y legalizarlo en una Notaría.
Otra posibilidad podría ser juntarlas todas en un fichero pdf y que las firmaran digitalmente el presidente y el secretario, de forma que quede constancia del contenido y la integridad del libro.
Un saludo.
Buenos días,
Somos una Asociación y nos están solicitando un documento para la renovación de cargos de la Junta Directiva; que en nuestro caso se mantiene igual; lo único que en el banco nos sugieren que añadamos la coletilla de que se otorga al presidente la potestad de poder obrar plenamente con la cuenta asociada…
¿Algún modelo disponible para poder redactar todo esto?
Gracias¡¡¡¡
Buenos días.
No es imprescindible. Si quieren hacer algún cambio, lo ideal sería que el propio banco les indicara el texto que ellos manejan y que a ellos les hace sentirse cómodos para el bastanteo de poderes.
Un saludo, y suerte con el proyecto.