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Acta de la Asamblea de una Asociación: qué debe contener

El acta de una asamblea de una asociación es un documento que permite dejar constancia de lo tratado durante la reunión, sea de carácter ordinario o extraordinario, según la legislación vigente.

Este documento sólo es válido para aquellas asociaciones que ya se encuentren en funcionamiento; las asociaciones en proceso de constitución deberán utilizar un acta fundacional en su lugar.

El libro de actas

Todas las asociaciones están obligadas, por ley, a llevar un libro de actas en el que consten las de todas las reuniones celebradas.

Este servirá, a nivel legal, tanto a terceros como a los propios asociados e incluirá un acta por asamblea, en el que se especifiquen los temas tratados y los acuerdos cerrados.

No existe un formato predeterminado de libro de actas ni obligación de legalizarlo en ningún registro; opcionalmente puede legalizarse en el Registro Mercantil o a través de un notario.

Qué acuerdos refleja un acta de asociación

Los acuerdos más habituales incluidos en un acta, que suelen ser adoptados en una asamblea general, son los siguientes:

  1. La lectura y aprobación del acta de la última asamblea.
  2. La revisión del Informe sobre la memoria de actividades y la aprobación de la gestión del ejercicio anterior por parte de la Junta Directiva (o el órgano en representación).
  3. La revisión y aprobación de las cuentas del ejercicio anterior.
  4. La reelección, nombramiento o cese de cargos de la Junta Directiva para el ejercicio en curso.
  5. La modificación de los estatutos de la asociación.
  6. La modificación o aprobación del reglamento de régimen interno de la asociación.
  7. La determinación de la cuota social que deben pagar los asociados.
  8. La venta o el gravamen de bienes de la asociación.
  9. Si existe expulsión de socios o socias por incumplir el reglamento de régimen interno.
  10. Si la asociación decide solicitar la declaración de utilidad pública.
  11. La disolución de la asociación.
  12. Otros conceptos de interés para la asociación, ya que se trata de un documento modificable.

Características

La redacción del acta de asociación va indisolublemente ligada al reglamento de régimen interno  y a los estatutos de la asociación, en los que también se detalla el funcionamiento de la Asamblea General y sus actas de reunión.

Su obligatoriedad viene establecida en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación (artículo 14).

El secretario de la asociación es el encargado de redactar el acta, firmarla previa aprobación del presidente de la asociación y, también, ponerla a disposición de los socios, una vez volcada en el libro de actas.

Tipos de actas

Podemos distinguir dos tipos de actas en función del objeto de la asamblea, ya sea ordinaria, que como norma se realiza una vez al año para hacer balance de la actividad, o extraordinaria, en la que se aborda un tema de especial relevancia para la entidad.

En definitiva, el contenido de la misma no varía ya que en ella se recogen los acuerdos y puntos tratados con independencia del tipo de asamblea que se haya convocado.

Acta de asociación de una Asamblea General Ordinaria

La Asamblea General ordinaria suele realizarse una vez al año y en ella se tratan cuestiones corrientes y recurrentes que deben revisarse, al menos, una vez al año.

Algunos de estas cuestiones son la revisión y aprobación de cuentas del ejercicio anterior, los presupuestos para el ejercicio en curso, la memoria de actividades o la fijación de la cuota a aportar por los socios.

Por lo tanto, estos son los elementos que formarán parte del acta de asociación en este caso.

Acta de asociación de una Asamblea General Extraordinaria

Por el contrario, la Asamblea General extraordinaria es convocada por el órgano de gobierno cuando es necesario tratar un tema o llegar a algún acuerdo sobre una cuestión que ha surgido entre la celebración de la Asamblea General de un ejercicio y la del siguiente.

Algunas de esas cuestiones pueden ser; el nombramiento de nuevos cargos en el órgano de representación, la expulsión de socios, o incluso, la disolución de la asociación.

Todo ello deberá reflejarse en el acta.

Qué datos incluye un acta de asociación.

  • El acta incluirá siempre el nombre de la asociación y la fecha, lugar y hora de la asamblea.
  • Deberá, también, indicar si se trata de la primera o la segunda convocatoria a la asamblea, así como el puesto que desempeñan las personas presentes en la mesa, dentro del órgano de gobierno de la asociación.
  • Debe recoger el número o listado de socios presentes a la asamblea.
  • Habitualmente se recoge el orden del día o temas a tratar durante la asamblea y, si así lo exigen los estatutos de la asociación, un resumen de lo deliberado.
  • Finalmente, debe incluir los acuerdos que se han adoptado y el resultado final de las votaciones.

 

Economista y abogado, interesado en los aspectos económicos, sociales y organizativos de las entidades sin ánimo de lucro. Convencido de que es imprescindible que exista un Tercer Sector profesionalizado, que satisfaga de manera eficiente necesidades humanas que, por su propia naturaleza, ni la Administración ni el sector privado quieren o pueden cubrir.

COMMENTS (40)

  1. lourdes cabezon lopez
    14 de enero de 2023 at 6:32 PM

    Buenas tardes. Somos una asociación Cultural inscrita en el RNA y en el censo municipal de Madrid y quería información sobre sus tarifas como gestoria. Hasta ahora solo hemos tenido ingresos de las cuotas de los socios (15), pero ya podemos pedir subvenciones y nuestra situación puede complicarse. Muchas gracias

    1. 16 de enero de 2023 at 12:45 PM

      Muchas gracias por contactar con nosotros, Lourde,

      En relación con su consulta, rogamos nos facilite un teléfono de contacto al correo info@badosdupla.com para tener una conversación breve y poder ver cuáles son sus necesidades.

      Si lo prefiere, también puede llamarnos al teléfono 613007854 cuando mejor le venga.

      Un saludo,
      Fernando Rodríguez.

      Gracias.

  2. Rafael
    19 de junio de 2023 at 12:41 PM

    La pasada semana tuvimos una Reunión extraordinaria en una asociación de baile a la que pertenezco, para la reforma del local, se hicieron varias propuestas y gano la propuesta del presidente no porque fuera mejor sino por que lo explico mucho mejor todo y nos hizo ver como quedaría la reforma. Bueno pues ahora la junta directiva amenaza con dimitir en grupo si no se da marcha atrás a esa propuesta pues se acordó otra cosa distinta en la reunión previa que tuvieron la junta directiva, cual seria la solución legal al tema

    1. 19 de junio de 2023 at 2:30 PM

      Hola Rafael,

      La Asamblea es soberana y quien realmente tiene el control de la Asociación.

      La Junta Directiva está subordinada a ella y no puede contravenir sus instrucciones. Si quieren dimitir, la Asamblea tendrá que nombrar otra Junta.

      Un saludo.

  3. Antonio
    29 de junio de 2023 at 6:34 AM

    Soy el secretario de una asociación y en la asamblea general un miembro votó en contra de una propuesta y emitió por escrito un voto particular en contra, lo que se ha hecho constar en el acta pero solicita que el texto se incluya íntegro en el acta ¿Tenemos obligación de hacerlo?

    1. 29 de junio de 2023 at 5:50 PM

      Hola Antonio,

      Si es una cuestión esencial, háganlo constar. Si es una mera declaración de principios del socio disidente, limítese a indicar que el socio Fulano vota en contra de la propuesta.

      Un saludo.

  4. Asociación cultural valencia
    14 de septiembre de 2023 at 10:21 PM

    Hola, en la 1 junta ordinaria celebrada del año, después del cierre del ejercicio, en la convocatoria se convoco con los siguientes puntos, aprobación del acta anterior (cierre del ejercicio) y el segundo punto presupuesto económico del nuevo ejercicio, que se habló del presupuesto estimado del año que erramos, y después se habló de la subida de cuotas, en la que se aprobó, mi pregunta es, es correcto tratar este tema dentro del punto de presupuestos o tenia que haberse convocado como otro punto a tratar, pues hubo gente que no pudo venir a dicha reunión y no le parece correcto que no se dijera que en esa reunión se fuera hablar de las cuotas. Gracias

    1. 21 de septiembre de 2023 at 7:03 PM

      Buenos días.

      Muchas gracias por participar en nuestro foro. En principio, no cabe tomar acuerdos acerca de cuestiones que no figuren en el orden del día. También es cierto que el presupuesto conlleva de modo inevitable la aprobación de las cuotas de socios, ya sea manteniéndolas o variándolas.

      Si las nuevas cuotas son disparatadas, siempre podéis solicitar la celebración de una asamblea extraordinaria en la que se trate ese punto. Si quieres asesoramiento más concreto, puedes escribirnos sin compromiso a info@badosdupla.com y te informamos del procedimiento a seguir para solicitar la celebración de la asamblea.

      Un saludo.

  5. Maite Marfagón
    28 de septiembre de 2023 at 11:04 AM

    Buenos días:
    Somos una asociación sin ánimo de lucro. Hace 7 años se extravió el libro de actas que teníamos registrado, y la secretaria en funciones, por desconocimiento, compró otro libro de actas, pero no lo registró. Tenemos redactadas unas 6 Juntas Ordinarias,, qué debemos hacer al respecto? Registramos un nuevo libro y hacemos constar el problema que tuvimos? Es necesario registrar los libros de actas?

    1. 28 de septiembre de 2023 at 1:17 PM

      Hola Maite,

      Gracias por tomar parte en nuestro foro. El libro de actas no requiere legalización de ningún tipo, y no existe un formato “oficial”.

      Pueden transcribir todas las actas a su nuevo libro sin ningún reparo.

      Si desean una consulta más específica, puede escribirnos a info@badosdupla.com.

      Un saludo.

  6. Ana Q.
    29 de septiembre de 2023 at 6:15 PM

    Hola, ¿puede aparecer en algún acta el nombre y apellidos junto con número de socio indicando la intervención de alguno de ellos en la Asamblea o el nombre de algún homenageado?
    Gracias.

    1. 2 de octubre de 2023 at 5:53 PM

      Buenas tardes. Muchas gracias por intervenir en nuestro foro.

      En general, no somos partidarios de incluir las deliberaciones en las actas; tan sólo los acuerdos. Las opiniones particulares en el curso de las deliberaciones pueden aparecer en el acta, pero a petición del interesado. En todo caso, es deseable que aparezcan los mínimos datos personales.

      En el caso de algún homenaje: normalmente, antes de que se apruebe con carácter oficial, debe estar consensuado con el interesado, quien debe “autorizarlo”.

      Si quiere asesoramiento más concreto, puede escribirnos a info@badosdupla.com.

      Un saludo.

  7. Lola C
    4 de octubre de 2023 at 3:57 PM

    Buenas tardes. Soy miembro de la Junta Directiva de una Asociación sin ánimo de lucro. Celebramos reunión de la Junta una vez al mes aproximadamente y Asamblea General Ordinaria 1 vez al año. Mi pregunta es : Es necesario guardar las actas de las reuniones de la Junta Directiva en un libro de actas?. Las de las Asambleas por supuesto que si. Y otra pregunta : Se pueden conservar en formato digital o es necesario archivarlas en papel?. Muchas gracias

    1. 6 de octubre de 2023 at 9:49 AM

      Buenas tardes.

      Sí, es conveniente conservarlas. La ley no establece ningún formato específico ni ningún sistema de legalización de los libros. Podrían conservarlas en formato digital si fueran capaces de garantizar su verosimilitud.

      Una opción sería firmándolas de forma digital, lo que deja huella de la fecha y garantiza la integridad del fichero.

      Si necesitan algo más, puede escribirnos a info@badosdupla.com

  8. Antonio
    13 de noviembre de 2023 at 3:53 PM

    Buenos días, en primer les agradezco la atención. Soy miembro de una asociación religiosa (hermano), en la práctica cuando se realizan asambleas se sigue el protocolo establecido, pero actualmente con la Ley de Protección de Datos, a mi entender,+ cometemos algún error, como sería que en la lectura del acta de la asamblea anterior, se den públicamente los nombres y apellidos de los “hermanos” que hacen propuestas o interpelan algún comentario, dándose casos de personas externas de oyentes, sin voz ni voto.

    1. 13 de noviembre de 2023 at 9:45 PM

      Buenas tardes.

      Tenga en cuenta que las actas de las asambleas están pensadas para reflejar los acuerdos relevantes para la vida de la entidad. Por ello, lo ideal es que en las actas consten tan sólo los acuerdos, no las deliberaciones.

      Si alguien desea que conste su opinión sobre cualquier asunto, debería pedirlo explícitamente, y por tanto autorizar a que su nombre aparezca reflejado. Esto sólo tendría que ocurrir para asuntos de mucha importancia. Las deliberaciones, en general, no aportan gran cosa a las actas.

      Un saludo.

  9. Nekane
    27 de diciembre de 2023 at 9:51 AM

    Hola, buenos días. En la AMPA del colegio des mis hijos hubo una reunión extraordinaria y ayñyer al recibir toda la comunidad el acta mi sorpresa fue que veo mi nombre y apellidos en una de las intervenciones que hice. Muchas personas hicimos intervenciones pero solo se refleja mi nombre con apellido. A mí nadie me ha preguntado nada. Es la primera vez que ponen un nombre y apellido de un socio en un acta. Esto es legal? Muchas gracias

    1. 27 de diciembre de 2023 at 11:45 AM

      Buenos días.

      Salvo que sea absolutamente esencial por razón de lo que se trató o Vd misma lo haya solicitado, no debería constar su nombre en el acta.

      Un saludo.

  10. Ana Nieto
    17 de enero de 2024 at 7:49 PM

    Buenas tardes. Quiero saber si existe algún formato para dar de alta y baja a los socios y si debemos registrarlos en el registro de Asociaciones.
    Gracias

    1. 22 de enero de 2024 at 11:28 AM

      Muchas gracias por su consulta.

      No, no existen formatos obligatorios: piense en cualquier formulario de inscripción de los que rellena habitualmente. No olvide incluir alguna cláusula de protección de datos, por la cual el firmante le autoriza a mantenerlos, exclusivamente con la finalidad de gestionar su pertenencia a la asociación. Por otro lado, no debe registrarlos en ningún sitio; lo adecuado es que tenga la lista de socios permanentemente actualizada, aunque sin necesidad de mostrársela a nadie.

      Suerte con su proyecto.

  11. Adolfo Pastor
    23 de enero de 2024 at 3:47 PM

    Buenos días, una pregunta las actas de una asamblea se deben hacer llegar a los asociados en un plazo determinado, o hay que esperar a que se aprueben, cosa rara si no las hemos visto no? La junta dice que hasta que no se aprueben no se pueden dar.

    1. 23 de enero de 2024 at 7:59 PM

      Buenas tardes.

      Lo habitual es proceder a la lectura y aprobación del acta al término de la reunión, o al comienzo de la siguiente. Lo razonable es que el secretario emita un borrador del acta, para que los socios tengan tiempo de leerla y proponer modificaciones.

      Un saludo.

  12. mariana
    29 de febrero de 2024 at 4:32 PM

    hola, mi organizacion tiene el libro de actas hasta el 2022, durante el 2023 no se pudo llenar por no contar con el libro, ahora en el 2024 lo pudimos recuperar, y la duda esta en que se puede llenar el acta de esta gestion obviando la gestion 2023.

    1. 29 de febrero de 2024 at 7:36 PM

      Gracias por la pregunta.

      Lo ideal sería transcribir las actas que faltan. Si dejan algunas sin incluir, el libro pierde su función.

      Un saludo.

  13. Antonio
    15 de marzo de 2024 at 6:32 PM

    Es obligatorio que en la relación de los puntos a tratar en una asamblea general de una asociación sin ánimo de lucro figure el punto de ruegos y preguntas?

    1. 18 de marzo de 2024 at 6:05 PM

      No, no es imprescindible.

      Un saludo.

  14. Mario
    18 de marzo de 2024 at 3:52 PM

    Hola buenas.

    Si no se desease aprobar un acta anterior (en este caso por inexactitudes que no crean un gran problema), ¿como se procedería una vez no se aprobase?

    Muchas gracias

    1. 18 de marzo de 2024 at 6:06 PM

      Para que los acuerdos desplieguen sus efectos, deben estar documentados en el acta. Si no se aprueba, entiendo que se debería modificar, de forma que, a juicio de los asistentes, refleje los acuerdos que se tomaron.

      Un saludo.

  15. Manuel
    17 de abril de 2024 at 11:36 AM

    Hola buenos días.
    MI pregunta es:
    ¿Una Asociación que se encuentra inscrita en el RNA debe comunicar a este registro las siguientes cuestiones?
    – Actas de las Asambleas
    – Cambios de Junta Directiva
    – Cambio en los Estatutos
    Gracias.
    Un saludo

    1. 17 de abril de 2024 at 8:20 PM

      Buenos días. Los cambios en la Junta Directiva y en los Estatutos, sí. Las actas de las Asambleas, no.

      Un saludo.

  16. Javier
    24 de abril de 2024 at 11:26 AM

    Si en una Asamblea de una Asociación se acuerda una votación y ésta se celebra un mes después, ¿ Se puede presentar un anexo al Acta con el resultado de la votación ? .
    Muchas Gracias

    1. 24 de abril de 2024 at 1:51 PM

      Sí, cualquier medio que deje constancia de lo que se acordó es adecuado.

      1. Javier
        24 de abril de 2024 at 2:00 PM

        ¿ Pero se puede presentar legalmente ante los Socios como anexo al Acta anterior ?
        Muchas Gracias

        1. 25 de abril de 2024 at 12:35 PM

          Sí, si se pueden presentar.

  17. Javier
    25 de abril de 2024 at 10:15 AM

    Buenos Días ,
    ¿ Los asuntos en ruegos y preguntas, aunque no estén en el orden del día , se reflejan en el Acta y tienen el mismo tratamiento ?
    Muchas Gracias

    1. 25 de abril de 2024 at 12:34 PM

      Buenos días,

      En el acta pueden figurar las deliberaciones y los acuerdos, o sólo los acuerdos, figuren o no en el orden del día las cuestiones tratadas. En todo caso, quien haga una intervención puede solicitar que conste en el
      acta de la reunión.

      Un saludo,

  18. Javier
    25 de abril de 2024 at 8:16 PM

    Buenas tardes,
    Por favor ¿ Cuánto tiempo hay para impugnar un Acta de una Asamblea ?
    Muchas Gracias

    1. 6 de mayo de 2024 at 12:18 PM

      El plazo es de 40 días, y es un plazo de caducidad. La ley no prevé la impugnación de los acuerdos contrarios a la Ley o al orden público, en este caso se aplica de forma supletoria la Ley de Sociedades de Capital.

      Un saludo.

  19. Barbara
    4 de junio de 2024 at 7:40 PM

    Buenas tardes,
    Es posible que se celebre una asamblea y no se haya enviado ni se vaya a leer el borrador de la anterior, por lo que los socios desconocen lo q se acordó en la asmblea previa? No vulnera el art 22 del derecho a la información de los socios?
    Gracias

    1. 5 de junio de 2024 at 10:25 AM

      Buenos días,

      Las actas de las asambleas deben estar a disposición de los socios.

      Un saludo.

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