Una vez al año, el Patronato de una fundación debe confeccionar y presentar las cuentas anuales de la misma, en la que deben incluirse los siguientes documentos:

• Balance anual
• Cuenta de resultados
• Memoria anual, acompañada de un inventario

Estas cuentas anuales deben ser aprobadas por el Patronato de la fundación en un máximo de seis meses tras el cierre del ejercicio y deberán incluir, en cada hoja, la firma del secretario del Patronato, avalada por el Presidente.

Tras ello, en un plazo máximo de 10 días hábiles tras su aprobación, deben presentarse al Protectorado.

Cómo presentar las cuentas anuales para fundaciones

Las cuentas anuales deben presentarse completando los datos correspondientes en la Aplicación de Cuentas y Planes del Protectorado de Fundaciones.

Tras ello, deben remitirse al Protectorado los documentos generados, bien a través de la misma aplicación o bien a través de la Sede Electrónica.

Cuentas anuales para fundaciones; plazos de subsanación y resultados

Una vez presentadas, el Protectorado comprobará que las cuentas se ajustan a la normativa vigente.

Ante cualquier error o defecto formal, el Protectorado lo notificará al Patronato para su subsanación. Una vez se hayan efectuado los ajustes pertinentes y las cuentas hayan sido validadas por el Protectorado, este las depositará en el Registro de Documentos, donde serán accesibles para cualquier persona.

Tras ello, el Protectorado dispondrá de un plazo de cuatro años para comprobar que el contenido de dichas cuentas se ajusta a la normativa aplicable. En cualquier caso, la resolución se comunicará al Patronato.

De forma anual, el Protectorado remitirá al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas la relación de fundaciones de han cumplido con su obligación de presentar las cuentas anuales, así como el listado de aquellas que no lo han hecho.

¿Cuándo es necesario someter las cuentas anuales a una auditoría externa?

En el caso de que, durante dos ejercicios consecutivos, concurran dos o más de las circunstancias descritas a continuación, las cuentas anuales deberán someterse a una auditoría externa cuyo resultado deberá presentarse junto con las cuentas anuales de la fundación.

• Si el total de las partidas del activo supera los 2.400.000 €.
• Si el importe neto de su volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil es superior a 2.400.000 €.
• Si el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio es superior a 50.

Auditoría externa en caso subvenciones y ayudas

Del mismo modo, estarán sujetas a auditoría externa las cuentas anuales de toda fundación que haya recibido alguna subvención o ayuda por parte de la Administración Pública o de los Fondos Europeos, por un importe superior a los 600.000€.

Esta auditoría deberá presentarse tanto el ejercicio de recepción de la subvención como los años posteriores en los que se realicen o ejecuten inversiones correspondientes a dicha subvención.

Auditoría externa en caso de contratos con el Sector Público

Según la DA 3ª del Reglamento de auditoría de cuentas, toda fundación que, durante un ejercicio, hubiese celebrado con el Sector Público los contratos que se incluyen en el artículo 2 de la Ley de Contratos del Sector Público, por un importe total acumulado superior a 600.000€, que represente más del 50% del importe neto de su cifra anual de negocios, estará obligada a someter a auditoría externa las cuentas anuales de dicho ejercicio y las del siguiente.

En todos los casos, las cuentas anuales deberán acompañarse de:

• La certificación del acuerdo aprobatorio del Patronato, firmada por el Secretario con el visto bueno del Presidente.
• La relación de los patronos asistentes a la reunión en que fueron aprobadas, firmada por todos ellos.

Presentar las cuentas anuales cuando existen inversiones financieras temporales

En el caso de que la fundación tenga inversiones financieras temporales, su Patronato deberá emitir un informe que refleje el grado de cumplimiento de la fundación con respecto a los códigos de conducta de inversiones temporales.

Este informe, en el que se deben especificar y justificar las operaciones que se hayan desviado de los criterios incluidos en los códigos, deberá remitirse al Protectorado junto con las cuentas anuales.

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