En el mundo de las fundaciones, el cumplimiento normativo o compliance es una herramienta fundamental para garantizar el respeto a las leyes y la transparencia en la gestión. Un programa de compliance bien estructurado no solo previene posibles infracciones legales, sino que también promueve una cultura de ética y responsabilidad que contribuye a mantener la confianza de donantes, beneficiarios y otros grupos de interés.

A continuación, presentamos una serie de buenas prácticas para diseñar e implementar un programa de compliance efectivo y adaptado a las características y necesidades de las fundaciones.

Definir el contexto organizacional y los objetivos del programa de compliance

El primer paso para establecer un programa de compliance en una fundación es definir claramente el contexto en el que opera la entidad y sus objetivos específicos de cumplimiento. Esto implica analizar factores como:

• Las leyes y normativas que aplican específicamente al sector fundacional.
• La estructura de la organización, incluyendo los roles de empleados, voluntarios y directivos.
• Los grupos de interés, como donantes, beneficiarios, entidades gubernamentales y la sociedad en general.

Esta evaluación ayudará a determinar el enfoque del programa y establecer objetivos claros que guíen su desarrollo y monitoreo.

Crear un mapa de riesgos personalizado

Una vez definido el contexto, es esencial identificar los riesgos a los que está expuesta la fundación. Un mapa de riesgos ayuda a anticipar problemas potenciales y establece las bases para diseñar medidas preventivas. Los riesgos pueden incluir:

• Riesgos penales: como fraudes, malversación de fondos o corrupción.
• Riesgos de reputación: relacionados con la transparencia en la gestión de fondos y la conducta ética de los empleados.
• Riesgos operativos: fallos en la ejecución de proyectos o en la gestión de recursos.
• Riesgos de cumplimiento normativo: incumplimiento de regulaciones laborales, fiscales o de protección de datos.

Este mapa debe actualizarse periódicamente para adaptarse a los cambios normativos y a las necesidades de la fundación​.

Establecer una política de compliance clara y accesible

Una política de compliance establece las normas y directrices que regirán las actividades de la fundación en todos los niveles. Esta política debe incluir:

• Un código de conducta que describa los principios éticos de la fundación y las conductas esperadas de empleados, directivos y voluntarios.
• Procedimientos específicos para la toma de decisiones, el manejo de fondos y la ejecución de proyectos.
• Reglas de supervisión y sanciones en caso de incumplimiento.

La política debe ser clara y comprensible, y estar disponible para todos los miembros de la fundación, quienes deben conocer sus responsabilidades en materia de cumplimiento.

Nombrar un órgano de cumplimiento o compliance officer

Para supervisar la implementación del programa, se debe designar un responsable de compliance o un equipo que, según el tamaño de la fundación, puede ser un órgano de cumplimiento. Este equipo tendrá la autoridad para:

• Supervisar la aplicación de las políticas de compliance.
• Llevar a cabo auditorías internas y revisar el cumplimiento de los procedimientos.
• Actuar como punto de contacto para reportar cualquier irregularidad.

Este órgano debe contar con independencia y autonomía para asegurar su objetividad y eficacia en la toma de decisiones​.

Implementar un canal de denuncias confidencial

Un canal de denuncias efectivo permite a los empleados, voluntarios y otros colaboradores reportar comportamientos inapropiados o posibles infracciones de manera confidencial. Este canal debe:

• Ser accesible para todos los miembros de la fundación.
• Garantizar la confidencialidad y la protección de quienes denuncian.
• Contar con un protocolo de seguimiento que asegure una investigación justa y adecuada de los casos reportados.

Además, es importante promover una cultura de confianza para que los empleados se sientan seguros al utilizar este canal sin temor a represalias.

Formación continua y sensibilización

La formación en compliance debe ser continua y adaptada a las necesidades de la fundación y sus colaboradores. Esta formación debe incluir:

• Capacitación en las normativas legales aplicables al tercer sector.
• Talleres sobre ética y conducta profesional.
• Información sobre cómo identificar y reportar riesgos y conductas irregulares.

Invertir en la formación de todos los miembros de la organización fortalece la cultura de cumplimiento y minimiza el riesgo de incumplimientos por desconocimiento.

Evaluación y mejora continua del programa de compliance

Un programa de compliance debe someterse a revisiones periódicas para medir su efectividad y realizar los ajustes necesarios. Para ello, se recomienda:

• Realizar auditorías internas y/o externas que evalúen el cumplimiento de la normativa y la adherencia a los procedimientos.
• Medir el nivel su eficacia a través de indicadores como la frecuencia de infracciones, los resultados de auditorías y la satisfacción de los grupos de interés.
• Revisar y actualizar el mapa de riesgos, los protocolos y las políticas para adaptarse a los cambios legislativos y las necesidades operativas.

Promover una cultura de ética y transparencia

Para que el programa de compliance sea exitoso, debe estar respaldado por una cultura organizacional que promueva la ética y la transparencia en todas las actividades de la fundación. Esto implica:

• Fomentar un ambiente donde la conducta ética se valore y recompense.
• Involucrar a la alta dirección y a todos los colaboradores en la importancia del cumplimiento normativo y su impacto en la misión de la fundación.
• Generar confianza en los grupos de interés demostrando que la organización se rige por altos estándares de integridad y responsabilidad.

Implementar un programa de compliance en una fundación es esencial para garantizar su sostenibilidad y eficacia en el cumplimiento de su misión. Siguiendo estas buenas prácticas, las fundaciones pueden crear un programa adaptado a sus necesidades y a su contexto operativo, contribuyendo a mejorar su reputación, prevenir riesgos y reforzar la confianza de sus beneficiarios, donantes y colaboradores.

Un programa de compliance efectivo no solo protege a la fundación de sanciones legales, sino que refuerza su compromiso con los valores éticos que sustentan su labor.

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